Mẫu tờ trình xin lắp đặt Internet dưới đây giúp bạn sắp xếp những ý đó. Đây là bản gợi ý nội dung để điều chỉnh theo mẫu và quy trình của đơn vị, chưa phải hồ sơ đã được phê duyệt hay cam kết với nhà cung cấp.

Chuẩn bị bốn thông tin trước khi điền mẫu

Trước hết, hãy xác định nơi cần lắp, bộ phận sử dụng và công việc đang cần kết nối. Tiếp theo, ghi số người hoặc thiết bị dự kiến dùng đồng thời. Bạn nên mô tả nhu cầu bằng việc cụ thể như truy cập phần mềm, họp trực tuyến hay giảng dạy, thay vì chỉ viết “để phục vụ công tác”.

Hai phần còn lại là phương án đề xuất và căn cứ dự toán. Nếu chưa có báo giá, hãy ghi rõ khoản nào mới là ước tính và cần xác nhận. Đừng biến một mức quảng cáo thành chi phí chắc chắn trong hồ sơ trình duyệt.

Mẫu nội dung có thể sao chép và điều chỉnh

Bạn có thể sao chép khối dưới đây sang mẫu văn bản của đơn vị. Thay toàn bộ phần trong ngoặc vuông bằng thông tin thực tế, bổ sung phần thể thức theo hướng dẫn nội bộ và bỏ những mục không áp dụng.

[TÊN ĐƠN VỊ]
[BỘ PHẬN ĐỀ XUẤT]
Số: [SỐ VĂN BẢN NẾU ÁP DỤNG]
[ĐỊA ĐIỂM], ngày [NGÀY] tháng [THÁNG] năm [NĂM]

TỜ TRÌNH
Về việc đề xuất lắp đặt đường truyền Internet tại [ĐỊA ĐIỂM]

Kính gửi: [NGƯỜI/BỘ PHẬN CÓ THẨM QUYỀN XEM XÉT]

1. Nhu cầu và hiện trạng

[BỘ PHẬN] hiện thực hiện các công việc [MÔ TẢ NGẮN CÁC CÔNG VIỆC CẦN MẠNG] tại [ĐỊA CHỈ/PHÒNG/TẦNG]. Hiện trạng kết nối là [CHƯA CÓ ĐƯỜNG TRUYỀN/HIỆN TRẠNG THỰC TẾ]. Những hạn chế được ghi nhận gồm [NÊU VẤN ĐỀ CÓ CĂN CỨ, THỜI ĐIỂM VÀ ẢNH HƯỞNG NẾU CÓ].

2. Mục tiêu và phạm vi sử dụng

Đề xuất kết nối phục vụ [SỐ NGƯỜI/THIẾT BỊ DỰ KIẾN], chủ yếu cho [NHU CẦU]. Phạm vi triển khai tại [CÁC PHÒNG/KHU VỰC]. Yêu cầu cần được xác nhận gồm [ĐƯỜNG TRUYỀN, THIẾT BỊ, BẢO MẬT, HỖ TRỢ HOẶC YÊU CẦU KHÁC].

3. Phương án đề xuất

Đề nghị xem xét [PHƯƠNG ÁN LẮP MỚI/NÂNG CẤP/ĐƯỜNG DỰ PHÒNG]. Nhà cung cấp hoặc các phương án đang được khảo sát: [THÔNG TIN]. Cơ sở đề xuất: [NHU CẦU, KHẢ NĂNG CUNG CẤP, BÁO GIÁ, ĐÁNH GIÁ KỸ THUẬT]. Việc lựa chọn chính thức thực hiện theo quy trình của đơn vị.

4. Dự toán kinh phí

Chi phí ban đầu dự kiến: [SỐ TIỀN VÀ CÁC HẠNG MỤC].
Cước định kỳ dự kiến: [SỐ TIỀN/KỲ].
Thiết bị, vật tư hoặc công việc bổ sung: [NÊU RÕ HOẶC GHI CHƯA XÁC NHẬN].
Tổng kinh phí trong giai đoạn [THỜI GIAN]: [SỐ TIỀN].
Nguồn kinh phí đề xuất: [NGUỒN KINH PHÍ].
Căn cứ dự toán: [BÁO GIÁ SỐ/NGÀY, THÔNG TIN THUẾ, ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG].

5. Tổ chức thực hiện và quản lý

Đầu mối phối hợp: [HỌ TÊN/BỘ PHẬN]. Thời gian mong muốn triển khai: [THỜI GIAN], sau khi được phê duyệt và xác nhận điều kiện cung cấp. Đơn vị tiếp nhận, kiểm tra và quản lý sử dụng: [BỘ PHẬN]. Nội dung kiểm tra bàn giao dự kiến: [VỊ TRÍ KẾT NỐI, THIẾT BỊ, HỒ SƠ VÀ CÁC YÊU CẦU ĐÃ THỐNG NHẤT].

6. Kiến nghị

Kính đề nghị [NGƯỜI/BỘ PHẬN] xem xét [NỘI DUNG CẦN PHÊ DUYỆT: CHỦ TRƯƠNG/KINH PHÍ/CHO PHÉP KHẢO SÁT HOẶC TRIỂN KHAI] để [BỘ PHẬN] có cơ sở thực hiện các bước tiếp theo.

Tài liệu kèm theo: [BÁO GIÁ, BẢNG SO SÁNH, SƠ ĐỒ VỊ TRÍ, TÀI LIỆU KHÁC NẾU CÓ].

[NGƯỜI LẬP/NGƯỜI ĐỀ XUẤT]
[CHỨC DANH, CHỮ KÝ VÀ HỌ TÊN THEO QUY TRÌNH CỦA ĐƠN VỊ]

Phần lý do: cụ thể vừa đủ, không cần viết cho dài

Thay vì viết “mạng yếu, ảnh hưởng nghiêm trọng”, bạn có thể ghi đúng điều đã quan sát: phòng mới chưa có đường truyền; nhóm thường phải di chuyển sang phòng khác để họp; hoặc đã có nhật ký sự cố cần đính kèm. Chỉ dùng số liệu và tình huống có thật.

Nếu chưa đánh giá kỹ nguyên nhân, nên đề xuất khảo sát trước khi quyết định lắp thêm. Một vấn đề ở thiết bị trong phòng không nhất thiết cần giải quyết bằng đường Internet mới.

Phần dự toán: tách tiền ban đầu và tiền duy trì

Đây là phần người duyệt thường cần nhìn rõ nhất. Bạn nên ghi cước theo kỳ nào, mức báo giá đã bao gồm thuế hay chưa và có khoản trả trước không. Với thiết bị hoặc công việc bổ sung, hỏi phạm vi cụ thể để tránh bỏ sót.

Nếu so nhiều nhà cung cấp, giữ cùng địa chỉ, nhu cầu và thời gian tính. Một phương án gồm đường truyền lẫn thiết bị không nên đặt cạnh phương án chỉ có cước tháng rồi kết luận đắt hơn.

Kiểm tra lại trước khi gửi

• Tên người nhận, địa điểm triển khai và bộ phận sử dụng đã đúng.
• Nội dung xin duyệt đã rõ: khảo sát, kinh phí hay triển khai chính thức.
• Các con số có căn cứ và phép tính theo cùng kỳ.
• Báo giá còn phù hợp và các điều kiện quan trọng đã được ghi nhận.
• Có người phụ trách nhận bàn giao, quản lý và thanh toán sau khi lắp.

Với cơ quan, trường học hoặc tổ chức có quy trình riêng, hãy đối chiếu với bộ phận hành chính, tài chính hoặc mua sắm trước khi trình. Mẫu này giúp chuẩn bị nội dung, không thay thế việc kiểm tra thẩm quyền và hồ sơ mà đơn vị yêu cầu.

Nếu cần thông tin để lập phương án, bạn có thể xem Internet cho doanh nghiệp và đề nghị báo giá theo địa chỉ, số người cùng nhu cầu sử dụng. Một báo giá đủ rõ sẽ giúp tờ trình của bạn thuyết phục bằng dữ liệu thay vì những câu quảng bá.